Le dossier

Le dossier est l'élément de base de la facturation récurrente. Il est important de compléter le dossier avec attention pour que la facturation se déroule ensuite sans difficuté.

BlueRockTEL permet de créér autant de dossiers qu'il est nécessaires pour un même client : cela permettra par exemple de distinguer plusieurs sites. La facturation s'effectuera par rapport au dossier : il y aura donc autant de factures par client qu'il y a de dossiers actifs.

Le dossier est composé de quatre parties distinctes :

• les éléments généraux du dossier,
• Les éléments donnant lieu à facturation initiale,
• les éléments donnant lieu à facturation récurrente,
• la base de refacturation du dossier.

Éléments généraux du dossier

On précisera dans cette partie :

• la date de prise d'effet
• le statut du dossier,
• le mode de règlement.

On pourra également préciser le représentant (commercial) en charge du dossier, ainsi que l'installateur (technique), ainsi qu'un solde créditeur avant facture.

Éléments donnant lieu à facturation initiale

Cette partie sert à indiquer les éléments qui seront facturés de façon ponctuelle. Il s'agira notamment :

• des dépôts de garantie,
• des frais d'installation,
• du matériel.

Notons que vous pouvez ajouter des éléments à la facturation intiale à tout moment au cours de la vie du dossier : ils seront automatiquement pris en compte dans la prochaine échéance de facturation.

Éléments donnant lieu à facturation récurrente

Dans cette partie, on rensignera tous les services qui doivent être facturés périodiquement, notamment services xDSL et ligne téléphonique.

Chaque service est rattaché à un article, qui détermine à la fois le prix auquel il sera facturé et son mode de facturation. Pour une ligne teléphonique, on précisera la ligne rattachée, ainsi qu'une description. La description sera reprise sur la facture, de façon à donner une information plus claire au client. Il est également possible de préciser un libellé pour chaque service.

Les dates

On pourra préciser pour chaque service une date de commencement et une date de fin, qui seront prise en compte lors du process de facturation.

À noter qu'il n'est pas nécessaire de préciser de dates dans la plupart des cas. Sans date, le service sera facturé pour le mois entier. Par contre, c'est important s'il y a une date de début à prendre en compte (calcul de prorata temporis sur la première facture), ou une date de fin (interruption du service en cours de mois).

Base de refacturation du dossier

Ici seront précisés :

• soit un taux de refacturation,

• soit un prix par minute,

et ce pour chaque catégorie d'appels : numéros fixes, numéros mobiles, numéros spéciaux.En effet, certains utilisateurs de BlueRockTEL facturent leurs clients en fonction de ce qui est facturé par OVH (en appliquant un certain coefficient), alors que d'autres déconnectent totalement leur propre facturation de la facturation d'OVH. Vous ferez votre choix en fonction de votre stratégie d'entreprise, en sachant que BlueRockTEL vous permet la plus grande latitude à ce sujet. Vous pouvez même choisir une option différente d'un client à un autre, voir même d'un dossier à un autre, pour un même client.

Il est également possible de préciser des tarifs spécifiques au dossier pour certaines destinations internationales.